Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente

Poste à pourvoir dès que possible, pour une durée de 2 semaines (renouvelable).
L'Association Est Accompagnement intervient dans le champ de l'action sociale en faveur des personnes en situation de précarité, qu'il s'agisse d'adultes ou de familles.
Nos missions s'articulent autour de l'accueil, de l'hébergement et de l'accompagnement vers l'insertion sociale et professionnelle.

Vos missions :
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires, intervenants extérieurs et fournisseurs, en garantissant confidentialité, discrétion et qualité de l'accueil, et en orientant vers les interlocuteurs ou services compétents,
- Vous facilitez la circulation de l'information entre les services, participez aux réunions de service et collaborez étroitement avec les équipes pluridisciplinaires (travailleurs sociaux, éducateurs, psychologues, responsables),
- Vous connaissez les emplois du temps et les présences des collègues afin d'optimiser l'organisation interne,
- Vous rédigez, mettez en forme et diffusez divers documents administratifs : courriers, convocations, comptes rendus, attestations,
- Vous gérez le courrier (entrant/sortant), les mails, la documentation, le classement et l'archivage selon les procédures en vigueur,
- Vous tenez à jour les dossiers administratifs des usagers (APL, congés, etc.) en lien avec les équipes sociales,
- Vous préparez et suivez les dossiers d'embauche (contrats, pièces justificatives, DPAE), et mettez à jour les données dans le SIRH à destination du service RH,
- Vous suivez les absences, congés, arrêts maladie, heures travaillées et réalisez les déclarations sociales (ASP, EVP, AGESTRA),
- Vous gérez la facturation (devis, factures, suivi locatif), la caisse, les acomptes, frais et remboursements, ainsi que le tableau de pointage des chantiers transmis au contrôleur de gestion,
- Vous organisez les réservations de salles, la logistique des réunions, stages et formations, ainsi que les demandes des partenaires extérieurs,
- Vous suivez les commandes de fournitures (bureautique, hygiène), assurez leur réception, gérez les stocks et réceptionnez les marchandises,
- Vous coordonnez les interventions de maintenance et travaux avec les prestataires, et assurez le suivi des véhicules (contrôle technique, réparations),
- Vous participez au suivi administratif des dispositifs (demandes de financement, conventions, statistiques, bilans d'activité) et aux déclarations auprès des assurances pour les logements,
- Vous respectez les règles de confidentialité, d'éthique et de discrétion professionnelle, et soutenez la communication avec les partenaires institutionnels.