ASSISTANT(E) ADMINSITRATIF(VE) (H/F)

Type d'emploi : CDD (remplacement congé maternité)
Durée du contrat : 5 mois
Poste à pourvoir : le 29 octobre 2026
Catégorie/Grade : C - adjoint administratif
Temps de travail : Temps non complet (28/35ème)
Service recruteur : Pôle Petite Enfance et Parentalité et Ecole de musique
Leu de travail : Maison des arts et Multi accueil de Pluméliau (2 jours sur chaque site)
Date limite de candidature : le 3 septembre 2026

Descriptif de l'emploi :
Baud Communauté, Intercommunalité créée au 1er janvier 2022, située dans le Morbihan, au cœur de la vallée du Blavet, est composée de 6 communes (17 051 habitants) dynamiques dotées d'un tissu économique, social, sportif et culturel riche et attractif.

Missions communes
- Secrétariat de 1er niveau pour le service : rédaction de courriers (traitement de texte ou mails), création et mise à jour de tableaux de suivi, réalisation de diaporamas.,
- Traitement, classement et archivage de documents et de dossiers,
- Effectuer des statistiques à partir des données des logiciels métiers,
- Mise à jour de contacts, partage des groupes de contacts et réalisation de publipostage,
- Gestion de l'information,

Spécificités enfance
Gestion globale de la structure :
- Aide à la gestion du planning des enfants : Logiciel métier
- Communication avec les familles,
- Gérer le matériel (fournitures administratives, produits alimentaires et produits pharmaceutiques) et passer des commandes,
- Suivi logistique du bâtiment (demande intervention pour petits travaux).
- Régisseur suppléant pour le multi-accueil de Baud
- Participation au suivi des démarches comptables via le logiciel CIRIL (Bons d'engagement)

Spécificités Ecole de musique et de danse
- ACCUEIL / SECRETARIAT
- Transmission de messages lors des absences,
- Accueil physique et téléphonique : informer, renseigner les élèves et si besoin orienter vers l'interlocuteur compétent,
- Utilisation du logiciel de scolarité : mise à jour de la base de données, vérification des coordonnées, suivi des bases de données.
- Suivi de l'ensemble du parc instrumental et pédagogique de l'école en lien avec la direction,
- Organisation logistique des réunions,
- Participation éventuelle aux réunions de service,
- INSCRIPTIONS/REINSCRIPTIONS :
- Gestion des inscriptions et réinscriptions (papier et dématérialisé) : réception, vérification de la complétude, enregistrement dans le logiciel,
- Assurer des permanences de rentrée pour renseigner élèves et familles
- FACTURATION :
- Rédaction des différentes attestations (aides CE, attestation d'inscription.)
- Gestion de la facturation en lien avec la direction et le service finances ; Veille sur les impayés en cours
- COMMUNICATION
- Participation à la diffusion des flyers (rentrée ou évènements), savoir en parler et les relayer,

Conditions d'exercice et aptitude
CONNAISSANCES THEORIQUES ET SAVOIR-FAIRE :
Connaissances de l'environnement institutionnel de la collectivité et des règles de fonctionnement de l'EPCI
Maitrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, diaporama et messagerie)
Techniques de secrétariat (rédaction et de mise en page du courrier administratif)
Techniques d'expression écrite et orale
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Appliquer les règles de communication
Savoir observer et repérer les difficultés et agir de manière autonome
Avoir des capacités d'organisation, d'anticipation et savoir prioriser
Savoir rechercher des informations

SAVOIR ETRE :
Qualités relationnelles et d'écoute (écoute, esprit d'équipe)
Bon relationnel (public et partenaires)
Être dynamique, faire preuve de ponctualité, initiative
Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité

Informations complémentaires
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire.
- Poste à 28/35ème sur 4 j