Assistant(e) administratif(ve) et de direction (H/F)

Lieu de travail : Bruz (35) jusqu'en avril 2027, puis secteur Bain-de-Bretagne
Type de contrat : CDI
Prise de fonction : 15 novembre 2026
Temps de travail : 35 heures hebdomadaires
Horaires : 8h00 - 12h00 / 13h30 - 16h30, du lundi au vendredi.
Télétravail : Jusqu'à 2 jours par semaine
Rémunération : 26 500 à 35 000 € brut annuel selon profil
Avantages : Tickets restaurant, chèques vacances
Convention collective : Syntec (IDCC 1486) - statut ETAM

Contexte
Un bureau d'études technique dans le bâtiment, de moins de 5 personnes, recherche son assistant(e) administratif(ve) et de direction. Poste clé, en pleine autonomie, au coeur du fonctionnement de la structure. La prise de fonction est prévue pour le 15 novembre 2026 et s'accompagnera d'une période de tuilage d'un mois avec la personne actuellement en poste, afin d'assurer une passation complète (marchés publics, clients, facturation).

Mission générale
Assurer en pleine autonomie le support administratif de la structure : gestion des dossiers d'appels d'offres, facturation et suivi des règlements, opérations comptables courantes et relations administratives avec les interlocuteurs externes.

Activités principales
1. Veille et gestion des appels d'offres

Veille quotidienne des avis de marchés publics
Sélection et transmission des opportunités à la direction
Montage des dossiers de candidature : DC1/DC2/DUME, attestations fiscales et sociales, références, CV de l'équipe
Dépôt dématérialisé et suivi des accusés de réception
Mise à jour et suivi des échéances des pièces administratives (OPQIBI, RC Décennale, assurances)
Tenue à jour des dossiers administratif type de candidature (Kbis, attestation, références) pour des dépôts rapides.
Mise à jour du dossier de fiche de référence des ouvrages réalisés.

2. Gestion des relations administratives
Traitement du courrier, accueil téléphonique
Interface administrative avec clients, fournisseurs et organismes
Classement, archivage et gestion documentaire
Suivi des contrats courants (assurances, maintenance, fournitures)

3. Facturation et relances
Émission des factures, y compris par situation d'avancement
Suivi des encaissements et tenue du tableau des en-cours
Relances clients (amiables puis formelles) et suivi des impayés

4. Opérations comptables
Pré-saisie comptable et rapprochements bancaires
Préparation et transmission des pièces à l'expert-comptable
Suivi des règlements fournisseurs et des notes de frais
Contribution au suivi de trésorerie

Compétences requises

Maîtrise des outils bureautiques et comptables
Connaissance des procédures de marchés publics (atout fort)
Appétence pour les outils d'intelligence artificielle et volonté de les intégrer au quotidien
Forte autonomie : capacité à gérer les dossiers de A à Z sans supervision, à prioriser et à prendre des initiatives
Rigueur, organisation et sens de la confidentialité
Aisance relationnelle et rédactionnelle

Profil recherché
Au-delà d'une expérience sur un poste identique, la priorité est donnée à la personnalité et à la posture :

Très autonome et fiable, capable d'être le point de référence administratif de la structure
Organisé.e et rigoureux.se, à l'aise pour mener un dossier de A à Z
À l'aise avec les outils numériques et curieux.se des apports de l'IA
Bon relationnel et sens de la confidentialité
Formation de type Bac+2 (assistanat de gestion / GPME) appréciée, sans constituer un prérequis