Assistant de direction (F/H)

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e assistant.e de direction au sein de la Direction de la logistique et des moyens généraux et un.e assistant.e de direction au sein de la Direction du patrimoine immobilier.
Dans le cadre de la création du Pôle Patrimoine et Moyens Généraux, le poste s'inscrit dans une dynamique de structuration, de clarification et de professionnalisation des fonctions support. La nouvelle organisation vise à renforcer la qualité du service rendu, la sécurisation des processus et la lisibilité des missions, au service des usagers et des équipes.
Mission principale
Assister l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement administratif des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique polyvalentes.

Mission 1 - Assistance à l'organisation et au fonctionnement administratif de la direction
Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriel des interlocuteurs internes et externes
Fournir une information de premier niveau et orienter les interlocuteurs vers les bons interlocuteurs
Superviser l'astreinte téléphonique en journée via le standard
Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant ; gérer le circuit des parapheurs
Gérer les stocks de fournitures et consommables de bureau ; vérifier la conformité des livraisons
Assurer la gestion des réservations de véhicules de service

Mission 2 - Assistance à l'organisation et au fonctionnement inter-services
Planifier et organiser les réunions : gestion des agendas, réservation des salles, préparation des dossiers
Créer et actualiser les procédures et la documentation professionnelle liées à l'activité de la direction
Gérer et mettre à jour les tableaux de suivi de la direction

Mission 3 - Gestion administrative des ressources humaines
Mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, comptes rendus, présentations)
Assurer la communication interne auprès des équipes de la direction
Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées à la direction
Respecter et garantir la confidentialité des données traitées
Répondre aux demandes d'information des autres services et des partenaires extérieurs

Mission 4 - Traitement de l'information et communication
Mettre en forme et valoriser des supports écrits
Assurer la communication interne auprès des équipes de la direction
Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées à la direction

PROFIL RECHERCHÉ :

Contraintes particulières de travail
- Réactivité requise face aux demandes urgentes de la direction et des services
- Strict respect de la confidentialité des données traitées (RH, finances, marchés)
- Rigueur et disponibilité pour assurer la continuité du service en cas d'absence
- Gestion simultanée de tâches multiples et de priorités variables
- Nécessité d'assurer une permanence d'accueil pendant les horaires d'ouverture du service
- Possibilité de service partagé avec d'autres structures de l'établissement

Connaissances
- Organisation et fonctionnement des administrations publiques et des établissements d'enseignement supérieur
- Procédures administratives et réglementaires propres au champ d'intervention (RH, finances, marchés publics)
- Notions de base sur le secteur du bâtiment et du patrimoine immobilier (appréciées)
- Techniques de rédaction administrative et de communication écrite et orale
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Outils bureautiques courants : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et outils collaboratifs

Savoir-faire
- Analyser, prioriser et planifier les tâches dans un environnement à forte sollicitation
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l'activité (progiciels RH, financiers, outils métier de l'établissement)
- Rédiger des courriers, notes de service, comptes rendus de réunion et documents administratifs
- Analyser et traiter les demandes d'information de manière appropriée
- Produire et mettre à jour des tableaux de bord et documents de suivi

Savoir-être
- Sens de l'organisation et de la priorisation
- Rigueur et fiabilité dans le traitement des données
- Sens de l'écoute et qualités relationnelles affirmées
- Discrétion et respect absolu de la confidentialité
- Force de proposition et esprit d'initiative
- Sens du service public

Type de recrutement
Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels
CDD à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2027, renouvelable

Conditions salariales
Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l'établissement)
Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidat...