Assistant d'agence (H/F)

Description du poste :

Vous êtes un véritable atout pour l'agence dont vous assurez la coordination administrative et financière.

Vous assistez le responsable d'agence et le responsable service et maintenance.

Vous assurez la bonne remontée des informations.

Vos MISSIONS au quotidien :

Gestion administrative de l'agence Accueil téléphonique et physique

• Rédaction de courriers, supports et comptes rendus

• Envoi et réception de courriers (recommandés, colis Communication interne : mise à jour de l'affichage

• Suivi de l'entretien des locaux et de la sécurité

• Gestion des commandes de fournitures et du stock

• Gestion et organisation de l'inventaire de fin d'année

• Organisation des déplacements des collaborateurs

• Commandes des fournitures, mobilier, cartes de visite

• Suivi du parc véhicule de l'agence

Assistanat du responsable d'agence Suivi des données financières de l'agence (CA, marge, facturation, frais fixes Organisation de réunions, d'évènements internes

Suivi des actions sécurité Suivi des formations sécurité : Habilitations

• Accueil sécurité des nouveaux collaborateurs

• Commande de vêtements de travail, EPI et outillage

• Suivi des rendez-vous périodiques de contrôle

• Participations aux causeries sécurité

• Mise en place et suivi du tri des déchets

• Ouverture et fermeture des bons de travail (BT Création et suivi des commandes d'achats

• Demande de création interne des clients et fournisseurs (Provigis Réception, suivi de la facturation fournisseur, gestion des litiges

• Facturation des missions

• Renouvellement et facturation des contrats de maintenance

• Gestion des impayés clients : relance et suivi

• Suivi des coefficients

• Gestion administrative des fluides

Suivi administratif du personnel Vérification et validation des heures et notes de frais

• Gestion des visites médicales

• Déclaration des accidents de travail - suivi des arrêts

• Accueil et formation administrative des nouveaux arrivants

• Registre du personnel

• Suivi des congés, récupérations des collaborateurs

• Suivi des heures supplémentaires, TR & astreintes

• Gestion et suivi des intérimaires

Description du profil :

Méthodique - Polyvalent.e Réactif(ve) - Disponible Autonome - Qualité relationnelle

Capacité rédactionnelle

Bonne maîtrise informatique